Une entreprise a besoin d’avoir une bonne relation avec ses clients actuels et ses nouveaux clients. Pour cela, la permanence téléphonique est la solution la plus efficace pour que ces derniers puissent entrer en contact avec elle. Ce service doit donc véhiculer l’image de la société via l’accueil réservé à la clientèle qui doit avoir le sourire pour rester agréable et être professionnel. La permanence téléphonique est un service très populaire dans divers pays comme en Algérie, en Tunisie, à l’île Maurice, etc. De manière globale, elle est gérée par des sociétés spécialisées ou bien par des indépendants. Elle facilite énormément la gestion de tous les appels entrants d’une entreprise, qu’il s’agit de satisfaction, de SAV, de réclamations ou tout simplement de demandes de renseignements.
Comment fonctionne une permanence téléphonique ?
La permanence téléphonique optimise la relation client via la gestion des appels entrants. Un bon service doit être de rigueur pour minimiser les risques de perdre des clients potentiels ou même les clients existants. Il faut à tout prix éviter de faire patienter un client trop longtemps.
Si l’on ne peut pas y échapper, à cause d’un manque d’opérateur disponible entre autres, une musique d’attente est obligatoire pour qu’ils attendent patiemment et de façon agréable. Dès lors, une fonction de pré-décrochage ainsi que le message d’accueil ont aussi leur importance pour réduire les risques d’abandons d’appel. Pour plus d’infos, consulter le site www.switchy.pro.
Une permanence téléphonique est utile dans de nombreuses missions. Par exemple, elle sert à assurer un bon accueil téléphonique en toute heure. On a le choix, il peut s’agir d’une permanence ponctuelle ou permanente, selon le type d’entreprise.
Il peut donc y avoir des permanences de quelques heures entre midi et 14 h, en soirée après 17 h, seulement quelques matinées dans une semaine… Dans certains cas, il est aussi possible d’externaliser totalement les appels 24 h/24 et 7 j/7.
En cas d’absence de votre secrétariat pour le standard téléphonique, vous pouvez vous tourner vers l’externalisation des appels. C’est également valable pour éviter les surcharges de travail. Dans ce genre de situation, les tâches à effectuer par la permanence téléphonique peuvent varier.
Elles peuvent être une prise de messages, une gestion de rendez-vous, grâce à un programme dédié accessible sur smartphone par exemple ou sur le net. Sinon, il peut s’agir de rappel de client, de rappel de rendez-vous, etc.
Pourquoi soigner son message d’accueil ?
Souvent, le client ne peut être mis en communication avec un opérateur. Pour le garder en ligne et le faire patienter, il faut un message d’attente personnalisé et agréable. Ce dernier peut limiter les abandons d’appel et peut même augmenter le chiffre d’affaires de la société grâce aux nouveaux clients.
Pour une permanence téléphonique, un message d’attente doit être préalablement étudié. Il représente l’image de l’entreprise et a pour principale mission de retenir l’appelant le plus longtemps possible avant qu’un opérateur puisse être disponible pour le recevoir. Il est indispensable que des professionnels qualifiés assurent votre permanence téléphonique.
Généralement, les agents en centre d’appels doivent répondre à toutes les demandes des clients afin de leur apporter satisfaction. Ce genre de service peut également gérer le secrétariat des entreprises.
Dans une société, la prise en charge des clients est tout ce qui importe afin de pouvoir se développer comme il se doit. Des clients satisfaits peuvent aider une entreprise à se faire un nom et donc à réaliser beaucoup plus de ventes. Toute société peut recourir à ce service pour optimiser son chiffre d’affaires.
Quels sont les avantages d’une permanence téléphonique ?
Désormais, il existe une multitude d’entreprises spécialisées dans la permanence téléphonique. Vous pouvez également avoir des secrétaires indépendantes. L’externalisation de ce type de service est aussi très avantageuse. En effet, elle procure un grand profit financier.
Une société n’est plus forcée de recruter du personnel. Cela va minimiser de manière considérable les dépenses en charges salariales. De plus, elle n’est pas non plus obligée de dépenser une fortune en matériels. Après, un standard téléphonique peut être modulable. C’est l’entreprise cliente qui définit les heures de permanence à assurer comme bon lui semble. Alors, il n’y a presque plus aucun risque à ce que l’on rate des clients potentiels qu’importe l’heure à laquelle ils appellent, et même les week-ends si vous le voulez.